Wie Sie Daten für Ihren Verband sammeln [Fallstudie]

Hier ist ein praktisches Beispiel dafür, wie sich die DSGVO auch auf einen kleinen Verein auswirkt.

Der betreffende Verband musste etwas tun, das die Mehrheit der Verbände einbezog: die Daten seiner Mitglieder zu sammeln. Aber wo soll man anfangen?

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Zunächst einmal müssen wir festlegen, welche Daten wir zu welchem Zweck sammeln wollen.

Nehmen wir ein praktisches Beispiel:

1. Art der Daten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail und Telefonnummer.

2. Der Zweck der einzelnen Datenelemente- Name, Vorname, E-Mail und Telefon: die Schaffung eines klassischen Bereichs für die Mitglieder des Vereins

– E-Mail: Senden Newsletters

– Adresse: Senden Sponsorenwerbung

– Datum der Geburt: Alter der Person für die Mitglieder.

3. AnalyseWir stellen fest, dass das Geburtsdatum kein wichtiges Element ist, und beschließen daher, diese Daten nicht zu erfassen. Bei der Aufteilung auf 3 Zwecke haben wir bereits die Konfiguration, die der Endnutzer für jeden der 3 Zwecke akzeptieren würde oder nicht. Zum Beispiel kann er sich dafür entscheiden, Daten für das Adressbuch und den Newsletter zuzulassen, aber nicht für den Versand von Werbung.

4. Dauer der DatenspeicherungDas Einfachste wäre, 20 Jahre anzusetzen. Wir müssen den Zeitraum jedoch so kurz wie möglich halten, um die Risiken zu minimieren. Sagen wir also 1 Jahr, denn ein kürzerer Zeitraum würde die Ziele gefährden. Jedes Jahr werden dann die Daten abgefragt und aktualisiert.

5. Als Nächstes müssen wir überlegen, wo wir die Daten speichern und wie wir sicherstellen, dass sie Sicherheit.

Wie vereinfacht die GDPR die Datenerfassung für Ihren kleinen Verein?

Natürlich gibt es noch weitere Punkte, die zu beachten sind: In unserem Dateninventar-Excel werden 15 Fragen gestellt, die einfach für alle gegebenen Daten zu beantworten sind. Dies vereinfacht die Arbeit der Datenerfassung. Schauen wir uns die Karte des GDPR-Datenbestands.