GDPR-E-Mail-Vorlagen: Was Sie wissen sollten
Brauchen Sie eine GDPR-E-Mail-Vorlage?
Die neue europäische Datenschutzverordnung hat Sicherheitsmaßnahmen auch für E-Mails vorgeschrieben, sowohl im Hinblick auf die Verwaltung von E-Mail-Konten als auch auf die Durchführung von E-Mail-Marketingaktivitäten.
Ein GDPR Readiness Statement Letter und eine Prove List, wie Sie in dieser Artikel. Mit unserer Vorlage machen Sie den Job:
Das Ziel ist immer das gleiche: den Schutz der personenbezogenen DatenDas heißt, alle Daten oder Informationen, die allein oder in Kombination mit anderen zur Identifizierung einer bestimmten Person dienen können. Für weitere Informationen siehe unsere Fallstudie.
Doch wie lassen sich die Richtlinien der Verordnung auf die verschiedenen Tätigkeiten anwenden, die mit der Nutzung von E-Mail verbunden sind?
Lassen Sie es uns gemeinsam herausfinden! Welche Firmenpost verwenden Sie? Wie auf der Website der Europäischen Kommission erklärt:
"(...) Informationen, die sich auf einzelne Unternehmen beziehen, können personenbezogene Daten darstellen, wenn sie die Identifizierung einer natürlichen Person ermöglichen. Die Regeln gelten auch für alle personenbezogenen Daten, die sich auf natürliche Personen im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit beziehen, wie z.B. Mitarbeiter eines Unternehmens/einer Organisation, wie z.B. Firmen-E-Mail-Adressen des Typs "[email protected]" oder die Firmentelefonnummern von Mitarbeitern."
Einfacher ausgedrückt bedeutet dies, dass E-Mails von Unternehmen ebenfalls als personenbezogene Daten betrachtet werden sollten, wenn sie registriert werden. In der Tat ist es möglich, aus einer E-Mail mit dem Namen nome.surname@nomeazienda die Person zu identifizieren, die schreibt, selbst wenn sie mit dem Unternehmen in Verbindung steht: Aus dem Vor- und Nachnamen und dem Unternehmen, für das er arbeitet, können wir in der Tat genau auf eine bestimmte Person schließen. In diesem Fall fällt die E-Mail in den Geltungsbereich der Datenschutzverordnung und muss daher geschützt werden.
Dies bedeutet nicht, dass Sie bei der Verwendung von E-Mails dieser Art eine Sanktion riskieren, sondern lediglich, dass auch die E-Mail eine Angelegenheit darstellt, die mit Vorsicht zu behandeln ist. Um mögliche Risiken für die Privatsphäre und daraus resultierende Strafen zu vermeiden, könnte eine Lösung darin bestehen, die E-Mails nicht namentlich zu formulieren und den Vor- und Nachnamen durch einen allgemeineren Begriff zu ersetzen, der sich beispielsweise auf den Tätigkeitsbereich bezieht (Marketing, Vertrieb, Support usw.).
Aber wie genau kann man Unternehmens-E-Mails schützen?
Zunächst einmal sollte der Zugriff auf das Konto nur dem Eigentümer der E-Mail garantiert werden, der auch der Einzige sein sollte, der berechtigt ist, den Inhalt zu überprüfen. Der Arbeitgeber kann E-Mails nur mit vorheriger Zustimmung überprüfen.
Vorsicht ist auch bei der Weitergabe der E-Mail an Dritte geboten, und zwar aus den oben erläuterten Gründen der Identifizierung der Person. Nach der Gesetzgebung wäre für eine vollständige Zustimmung eine mündliche Genehmigung erforderlich, auch wenn diese in der Realität sehr oft stillschweigend erteilt wird.
Nicht zuletzt müssen Sie einen für die geschäftliche Nutzung geeigneten E-Mail-Anbieter wählen, der funktionell ist und den in der Verordnung festgelegten Richtlinien entspricht.
Derzeit kann GSuite als der einzige wirklich GDPR-konforme E-Mail-Anbieter angesehen werden: Die kostenpflichtige Web-App-Suite, die von Google für Unternehmen entwickelt wurde, ist in der Tat die einzige, die eine Fernverwaltung von Geräten über das Konto ermöglicht. Eine besonders nützliche Funktion im Falle des Verlusts von mobilen Unternehmensgeräten (Smartphones, Tablets), denn sie ermöglicht es Ihnen, das Konto und alle damit verbundenen Daten zu löschen und so die Datenschutzverletzung.
Und die GDPR-E-Mail-Vorlage?
Sie müssen Ihre Partner, die personenbezogene Daten wie die Daten Ihrer Kunden verarbeiten, darüber informieren, dass sie die Einhaltung der DSGVO bestätigen. Außerdem müssen Sie die Antwort aufzeichnen: Sehen Sie sich unsere gebrauchsfertige Vorlage an!
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